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浅析声明书公证的风险防范

骆军


　　声明书公证是公证机构根据当事人的申请，依法证明其声明行为真实、合法的活动。声明多体现在民事、经济交往过程中，它以声明人意思自治为原则，用书面形式来体现。声明书经过公证，通过证明声明人的真实意思表示，可以防止他人伪造、篡改或者冒名顶替，使声明书接受者和使用者消除疑虑。因为声明书系单方的法律行为，所产生的后果亦由声明人自行承担，所以公证机构在办证实践中对声明人的意思表示真实和民事法律行为的把握上都十分重视，而对声明书内容的合法性问题研判上有所忽视。有部分公证涉诉案件系声明书公证所引发，对公证行业而言，对此动向有必要予以重视和关注，并认真加以分析，笔者希望通过对声明书公证相关问题进行解析，得到一些启示，以更好地预防和化解办理声明书公证的风险。

一、声明书生效时间的判定

　　在公证处的实际业务操作中，声明书主要分为主张权利、放弃权利、承担义务、澄清事实四种，一般的声明书均自发表之时即生效，但放弃权利和承担义务的声明则需视其声明的时间而确定。如某债务人于2006年7月8日发表声明：“本人自2006年3月15日起对XX债务承担清偿责任”，那么此声明的效力应溯及到2006年3月15日，即从声明书所确定的时间起对上述债务承担清偿责任。也就是说如果发表声明的时间与所声称的时间不符，则以声称的时间为生效时间。类似特例的产生基于以下原因：一是当事人在诉讼过程已提交了放弃权利或承担义务的声明书证据材料，但法院在审理时建议当事人提供公证机构公证的声明书，以提高证据的效力；二是采证部门在审核材料时，要求当事人提供经公证的声明书，以判别声明书的真实性和合法性；三是第三方要求当事人提供经公证的放弃权利或承担义务的声明书，以增强声明内容的可信度和可靠性。需要特别注意的是声明书中所声称的时间如果是还未发生的时间，那么该声明应是无效的声明。声明书的内容只能是客观存在的事实，所声明的内容如果与事实（这里的事实是指推定的事实，如无相反的证据证明，则所声明的内容即为推定的事实）相符，那么该声明为有效声明，如果与事实不符，那么该声明即为无效，而在提前发表的声明中，则因所声明的时间还未发生，所声明的内容可能发生也可能不发生，即该声明所涉及的事实是一种不确定的事实，即使将来成为事实，该声明在发表时不可能推定出该事实，则该声明应属无效声明。如某声明人发表声明自愿放弃对XX不动产的所有权，而在发表声明时实际并未拥有不动产的所有权，那么该声明则是一个无效声明，就是以后合法取得了不动产的所有权，该声明仍然无效，要使声明书有效，必须在取得不动产所有权后另行发表声明。概括地说声明内容的时间只能早于或等于发表声明的时间，而不能对将来的事情发表声明，将来的事情是不可能推定其为事实的。

二、声明书公证产生风险的主因和问题

　　在声明书公证办理过程中，可能因为声明书公证系单方法律行为，操作也较为简单，所以部分公证员对办理此项公证要求不高，把关不严，审查不细，由于主观上的轻视和一些客观因素，部分声明书公证就可能出现风险，并引发争议。声明书公证产生风险的主因和问题是：

1、声明书公证产生风险的主因

（1）、办证理念和思维出现偏差。因为公证制度从初创、停滞到恢复、发展这一系列过程只有短短的二十几年历史，公证制度的逐步建立与完善也是一个从模仿到不断自我更新的过程，公证的理论体系和办证实践难免存在一些不成熟之处，对公证员而言，在办证实践中如果缺少一套完整的公证理论加以指导，办证理念得不到统一和澄清，在思维上容易出现偏差，这些偏差会潜移默化地表露在对法理的认识和实务的操作方面。

（2）、实务操作的格式化造成公证人员思维方式的固定化。对单方法律行为所涉及的公证事项，办证操作即简单又固化，公证员的一些思维论证、法律推理等脑力劳动的付出根本无法得到充分的体现，长此以往，公证员在办理声明书类公证时易出现惰性的思维和机械的操作方式。

（3）、转型期的社会有时功利性会占据主导地位，公证当事人为达到其个人的目的或谋取利益，会不择手段，因此虚假材料、冒名顶替、隐瞒事实等情况的出现也成为必然现象，这对于处在不断变动状态的公证业而言也容易出现风险。

（4）、声明公证书的定式化不足以正确地概括该类公证的全部事实和内容，无法客观、公正地体现声明人办理该公证的全貌，包括当事人的意思表示、行为能力、事实内容等，同时定式化的公证书制约了公证员的思维和办证操作，公证业务的管辖又给当事人留下了可乘之机。

2、声明书公证容易出现风险的问题

（1）声明人的意思表示在形式上存在缺陷。声明书须体现的是声明人的真实意思表示，意思表示是声明人作出民事法律行为的核心要素和必备要件，无意思表示不足以成为民事法律行为，声明书体现的是声明人旨在设立、变更或终止一定民事法律关系的书面表示行为，因而声明书必须在公证员面前亲自作出。但是由于一些客观的因素，对于年老体弱者或不识字、不能签名者，如果在办证过程中所有公证材料上仅以盖章形式代替，未按手印并建立声明人的指纹档案备查，未拍照或者摄像，随着时间的推移，公证当事人或者利害关系人可能会以此为由向公证处提出异议，就很容易引发争议。

（2）对声明内容和提交材料审查不严。声明书公证要求提交的材料相对其他公证事项而言较少，在提交能证明公证当事人的真实身份、住所等材料的基础上，部分公证机构对声明所涉及的事实和内容须提交的相关证据材料要求不高，这可能与办证的理念有关，声明书公证一般都注重于意思表示和行为能力，对声明所涉及事实和内容只要不违反法律和公序良俗就可以，声明行为所产生的责任和后果也由声明人自己承担，所以对声明所涉及事实和内容，部分公证员在办证过程中论证思考不充分或者不严密。而那些缺少材料支撑的声明书公证非常容易被异议人找出漏洞，也极易引发争议。因为《公证法》颁布施行后，要求公证机构办理公证，应当遵守法律，坚持客观、公正的原则，公证员在办理声明书公证过程中，如果因为审查不仔细、论证不严密而导致撤证的情形发生，公证处仍然需要承担相关的责任。

（3）告知义务履行不充分。作为公证机构受理申请后，应当告知当事人申请公证事项的法律意义和可能产生的法律后果，告知其在办理公证过程中享有的权利和承担的义务。告知义务是公证机构及公证员的法定义务，不履行告知义务就违反了公证法定程序。在办理声明书公证过程中，因为涉及声明所需告知的内容较少，有的公证员在办证过程中对主张权利、放弃权利、承担义务、澄清事实四类声明书未加仔细研究，告知内容既简单又无针对性，有些内容应告知而实际未告知，这也可能会因未充分履行告知义务而导致公证当事人对声明内容及后果产生误解，并因此而引发争议。

（4）声明人用欺诈、隐瞒事实等方式骗取公证书的。部分公证当事人为谋取个人的私利采用欺诈和隐瞒事实等方式骗取公证书，一类是提交的材料均系真实，而公证当事人却是冒名顶替的，另一类是公证当事人身份是真实的，所提交的材料却是虚假或者经过篡改的。声明人用欺诈和隐瞒事实等方式骗取公证书后，如果声明所涉及的财产或者权利已经发生变更或转移，真正的权利人或者利害关系人一旦提出异议，公证机构将非常被动，上述情况也是公证处目前较难处理的一类问题。

（5）对权属处于待定状态的事实，公证处给予办理声明书公证的。有的声明人对将来可能发生的事实申请办理声明书公证，如前所述涉及到声明生效的时间问题，因为提前发表的声明中，则因所声称的时间还未发生，所声称的内容可能发生也可能不发生，即该声明所涉及的事实是一种不确定的事实，处于一种待定状态，即使将来成为事实，该声明在发表时也不可能推定出该事实，则该声明应属无效声明。公证处办理该类公证事项须严格加以把握和控制，如果因疏忽大意出具了公证书，将来也可能引发争议。

（6）声明书已经作出并办理公证手续，而当事人又翻悔或者要求撤销的。有的声明人已经就主张权利、放弃权利、承担义务、澄清事实发表声明并办理公证手续，但无正当理由又不能提出充分证据足以推翻声明书公证却又翻悔或者要求撤销的，从法律的严肃性和声明作出后将产生相关的法律责任和后果的角度分析，公证处不可能同意声明人的要求，因为当事人无正当理由又不能提出充分证据足以推翻声明书公证，公证处如果容许当事人随意翻悔或者撤销声明的，那么完全可能因当事人的翻悔或者撤销声明的行为引发争议，声明行为所导致的后果也会由当事人自己承担而转移为由公证处承担，同时影响到公证处的社会形象和公信力。

（7）声明人就同一事项在不同公证处取得公证书的。因为部分声明书公证既可以在当事人住所地、经常居住地、不动产所在地办理，也可以在行为地办理，有的当事人为达到其非法目的，钻公证管辖的漏洞，在某公证处办证不能达到其预期目的的情况下，又在其他公证处办证，有的是以公证书来否决公证书，有的是取得不同公证处就同一事项出具的不同公证书在同一部门使用，以达到其非法目的，这种不同公证处就同一事项出具的不同公证书极易引发混乱和争议，同时对公证机构也会产生不良的社会影响。

三、声明书公证须把握的基本点

　　从办证的角度去分析，公证机构办理声明书公证审查的内容和注意的事项主要有以下四个方面：

（1）声明体现的是声明人意思自治的原则，系声明人的真实意思表示，意思表示是声明人作出民事法律行为的核心要素和必备要件，同时声明人在办理声明公证时应具有相应的民事行为能力；（2）声明书是一种明示的书面表示行为，且必须是声明人在公证员面前亲自发表，而不得委托他人代理；（3）公证机构着重证明的是声明人的意思表示行为的真实性，对声明书内容一般不做核实（如公证员认为确有疑问需要核实的除外），声明书发表后所产生的法律责任和后果均由声明人自己承担，但是声明的内容不得违反法律和公序良俗；（4）对涉及财产所有权变更、转移或者人身关系方面的声明，需注意审查声明的事实和内容，并进行必要的论证和核实，其目的在于防止欺诈等行为的产生和造成不良的社会影响。

四、如何防范声明书公证的风险

　　既然声明书公证在办理过程中可能因为审查不严或者操作不当而产生风险问题，作为办证人员有必要对此问题引起高度关注，办理声明书公证的风险问题可通过以下措施加以防范。
国家计委 信息产业部 对外贸易经济合作部、国家税务总


关于印发《国家规划布局内的重点软件企业认定管理办法》（试行）的通知


国务院有关部门，各省、自治区、直辖市计委、信息产业主管部门、地方税务局：
　　为贯彻落实国务院颁布的《鼓励软件产业和集成电路产业发展的若干政策》（国发〔2000〕18号），鼓励并推动骨干软件企业及重点软件企业加快发展，奠定我国软件产业实现跨越式发展的坚实基础，经研究，国家计委、信息产业部、外经贸部、税务总局联合制定了《国家规划布局内的重点软件企业认定管理办法》（试行），现印发你们，请认真贯彻执行。
　
　　
　　　　　　　　　　　　　　　国家计委　　　　　　信息产业部
　　　　　　　　　　　　　　　外经贸部　　　　　国家税务总局
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二○○一年七月二十四日
　　
国家规划布局内的重点软件企业认定管理办法（试行）
　　
　　第一条 国务院颁布的《鼓励软件产业和集成电路产业发展的若干政策》（国发〔2000〕18号）第七条规定：“对国家规划布局内的重点软件企业，当年未享受免税优惠政策的减按10%的税率征收企业所得税”。为贯彻落实国务院18号文件精神，合理确定国家规划布局内的重点软件企业，带动我国软件产业加快发展，特制定本办法。
　　第二条　国家规划布局内的重点软件企业是指业经软件企业认定机构认定，且符合下列条件之一的软件企业：
　　（一）软件年营业收入超过1亿元人民币。
　　（二）年出口额超过50万美元，且软件出口额占本企业年营业收入50%以上；或软件出口额占到本企业年营业收入70%以上。
　　（三）根据国家软件产业发展规划要求，符合国家软件产业投资指南，在某些软件重要领域销售收入列前五位。
　　第三条　中国软件行业协会负责国家规划布局内重点软件企业的初审和年审的组织工作。其职责是：
　　（一）受理国家规划布局内重点软件企业的认定申请；
　　（二）组织国家规划布局内重点软件企业认定的评审与年审；
　　（三）研究提出通过国家规划布局内重点软件企业认定和年审的企业初选名单，报国家主管部门审批。
　　国家主管部门是指国家计委、信息产业部、外经贸部和国家税务总局（下同）。
　　第四条　申报国家规划布局内的重点软件企业应向认定机构提交下列材料：
　　（一）软件企业认定证书；
　　（二）国家规划布局内的重点软件企业认定申请表，包括资产负债表、损益表、现金流量表、企业所得税纳税申报表、人员配置表，以及学历构成、软件开发环境和企业经营情况等有关内容；
　　（三）本企业当年软件出口总额；
　　（四）国家主管部门要求出具的其他材料。
　　第五条　国家计委会同信息产业部、外经贸部、国家税务总局审核、公布国家规划布局内的重点软件企业认定名单，并颁发认定证书。
　　第六条　国家规划布局内的重点软件企业实行年审制度。中国软件行业协会根据本办法，对国家规划布局内的重点软件企业进行年审，并将年审结果报国家主管部门批准。经批准年审合格的企业，由中国软件行业协会在国家规划布局内的重点软件企业认定书上加盖年审合格章；年审不合格的企业，当年不再享受10%的所得税优惠政策。
　　第七条　经认定的国家规划布局内重点软件企业，可凭当年颁发的认定证书或年审合格证明，向税务部门办理当年度所得税减免手续。
　　第八条　企业对认定结果或年审意见有异议的，可在公告发布后60日内，向国家主管部门提出复议申请。
　　提请复议的软件企业应当向国家主管 部门提交复议申请书及有关证明材料；国家主管部门应在收到复议申请后5天内作出是否受理的决定。
　　受理复议申请后，信息产业部即向国家计委提出复议建议和复议意见；国家计委商信息产业部、外经贸部、国家税务总局研究作出复议决定。
　　第九条 企业申报国家规划布局内的重点软件企业或接受年审，应当如实提供材料，并保证内容和数据真实可靠。提供虚假材料或内容、数据失实的，中国软件协会将中止其认定申请，并报国家主管部门备案，三年内不得申报国家规划布局内的重点软件企业，已获得认定的撤销其国家规划布局内重点软件企业资格，三年内不得重新申报。
　　第十条　国家规划布局内的重点软件企业认定申请表、 年审申请表及国家规划布局内的重点软件企业认定证书由信息产业部统一印制。
　　第十一条　本办法由国家计委会同有关部门负责解释。
　　第十二条　本办法处发布之日起实施。